- 재고관리 발주업무 감소
- 문방구외 품목으로 확대
대부분의 기업은 문방구 따위의 자질구레한 소모품의 재고관리나 발주
업무를 총무부에서 맡고 있다. 소모품은 부서나 개인에 따라 여러가지
인데 데다, 필요하다 싶으면 바로 손에 넣어야 하는 경우가 많아 총무
부가 관리하는 데에도 품이 꽤 드는 업무이다.
대기업의 경우 소모품 재고를 보관하는 공간도 문제가 된다. 이처럼
각 기업의 총무부가 관리나 공간 면에서 얽혀있는 낭비와 번잡함에 착
안하여, 긴자문구주식회사는 5년 전부터 아웃소싱을 개시하였다.
문구·OA관련 기기판매의 중견인 이 회사에는 고객기업으로 부터 소모
품 저가화의 요구가 잇따르고 있었다. 그러나 이 회사가 조사해 본 결
과 각 기업은 여분의 재고를 안고 있거나 관리에 따른 인건비도 명확
하지 않은 등 비효율적인 요소가 소모품의 가격을 끌어오렸다는 결론
을 얻었다. 여기서 각 기업이 보다 합리적으로 소모품을 관리할 수 없
을까 하는 문제를 살피게 된 것이다.
긴자문구는 고객기업 총무부의 이 일에 따른 잔일을 아웃소싱한다면,
그로 인해 기업은 1년간 드는 소모품 비용의 3분의 1을 절약할 수 있
을 것으로 판단했다고 한다.
이 회사가 내건 아웃소싱(소모품 관리사업)의 명칭은 OFCS(Office
Convenience Service)로 이 업무를 살펴보면, 먼저 기업이 재고보관용
으로 써오던 공간을 문방구점(Supply Center)으로 한다. 이 서플라이
센터에 취급품목 300 내지 500 아이템의 상품을 전부 위탁하며, 고객
은 필요에 따라 여기서 문구 등을 꺼내어 쓴다. 대금은 상품과의 교
환 때 받는 것이 아니고, 긴자문구가 월 1회, 기업이 사용한 부분만
을 일괄 청구한다.
고객에 해당하는 각 기업의 개인은 상품을 인출함에 있어 부서마다 배
포한 ID카드를 전용 단말기에 통과하게 한다. 상품의 바코드를 단말기
가 읽어내면 계산서가 발행되어 해당 소모품의 예산 잔액이 명시되는
시스템이다.
상품의 재고정리는 긴자문구의 스탭 2명이 맡는다. 그 대신 고객기업
측은 유지관리와 스탭 파견료, 시스템료 등의 관리비를 부담하게 되는
데, 이런 방식의 결과 종래보다 평균 20%의 코스트 절감에 성공했다
는 것이다.
관리비는 서플라이센터의 규모에 따라 다르지만, 200∼400명 정도의
기업이라면 센터는 2∼3평이 적당하며, 관리비는 월 약5만 엔쯤이다.
2평 미만에서 7평까지의 네 종류의 서플라이센터모델을 갖추고 있다.
기업의 입장에서 본다면, 이 OFCS시스템은 여분의 재고관리나 발주업
무를 줄이고, 재고분의 스페이스를 감축하며 인건비도 들지 않는 등
의 매력이 있다.
콤팩트하게 꾸며진, 일종의 오키 쿠쓰리(역자주：약장수가 가정마다
일정한 상비약을 가져다 두고, 일정 기간 후 찾아와 사용분만큼 대금
을 받는 제도) 같은 판매방법이라 하겠다.
현재 OFCS시스템을 도입한 기업은 약 40개 사로, 그 대부분이 종업원
200인 이상의 기업이다. PC가 널리 보급되고 있어서 문방구의 필요성
이 줄어든 점, 기업 구조조정에 따라 사원수가 감소하고 이로 인해 소
모품 관리에까지 손이 미치기 어렵게 된 점.
이런 배경에서 외부에 아웃소싱하는 편이 효율이 높다고 판다해, 그
도입을 결심하는 기업이 많은 것 같다. 비단 문방구에 한하지 않고,
차와 잡화류 등을 취급하면 좋겠다는 요망도 있어 와카무라 사장도 대
상 품목의 폭을 넓히는 일에 관심을 기울이고 있다.
그 밖에도 이 회사는 계약한 기업의 PC에 사용자 목록을 작성하여, 구
입의뢰 입력, 승인, 발주가 PC상에서 이루어지는 서비스를 행하고 있
다. 발주방법이 합리화되어 있어 평판이 좋다.
인터넷 경우의 이 서비스는 대량수요를 환기한다는 목적도 있는데 발
주 정보가 기업으로부터 직접 이 회사 본부로 보내어 진다. 문방구 등
을 포함해 약 2천개 아이템의 화상정보를 온라인으로 고객에 제공, 사
원은 그 화상을 보면서 상품을 발주할 수 있다.
<자료제공：FKI 미디어간 아웃소싱>
2000.03.13
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